Шредером называют специальную офисную технику, предназначенную для уничтожения бумаг. Несмотря на то, что электронная документация успешно заменяет бумажную, говорить о полном поглощении еще рано. Важная информация содержится на бумажных документов многих компаний. Поэтому потребность в шредерах была и остается. Продвинутые модели способны измельчат не только бумагу, но и уничтожать носители информации – компакт-диски, Flash-накопители. Но наибольшее распространение получили устройства, способные из листка бумаги делать небольшие тонкие небольшие полоски. Восстановить такой документ сложно, а иногда вовсе не представляется возможным. Выбор на рынке техники довольно обширный. Перед покупкой такой оргтехники также необходимо знать о том, какие уровни секретности шредеров бывают.
Что такое шредер
Это специальная машинка, настоящий уничтожитель бумаги. Основное преимущество использования шредера заключается в гарантии сохранности конфиденциальной информации, которая хранилась на листке бумаги. После уничтожения документа по причине его ненадобности никто не сможет воспользоваться важными сведениями в незаконных целях. Если документ в бумажном виде просто отправить в мусорное ведро, то при необходимости им могут воспользоваться третьи лица, просто достав бумагу из ведра. Резать документ на полоски – процесс не самый простой, да и не у всех есть время этим заниматься. С целью избавить офисных работников и владельцев компаний от лишней мороки, связанной с утилизацией документации, и был разработан шредер.
Сегодня нет такой же эффективной и удобной альтернативы шредеру. Рынок оргтехники предлагает разнообразие устройств. Но принцип работы измельчителей бумаги одинаков: в конструкции шредера используются подающие механизмы и режущая деталь. Главным конструктивным механизмом устройства считается режущий нож. Для его работы необходимо подключить шредер к электрической сети. Ток подается на электромотор, который и приводит в действие режущий механизм. Ножи способны измельчить не только бумагу, но и пластиковые карты. Подающий механизм не так важен, как нож, но без него шредер тоже работать не будет. Его задача – правильно подавать бумагу для измельчения. Также стоит сказать, что есть не только стационарные большие машины, но и ручные шредеры, но для офисных задач они не всегда подходят.
Как выбрать шредер
Есть несколько критериев, которые учитывают перед выбором и покупкой техники. Но самым главным считается секретность. Шредеры отличаются тем, что одни измельчают бумагу мельче, другие оставляют большие фрагменты документа. Чем больше фрагмент уцелевшей бумаги, тем проще собрать весь «пазл» и восстановить документ. Соответственно, чем меньше фрагменты, тем их тяжелей собрать, чтобы получить информацию, которая была на бумажном носителе. Известны два стандарта, по которым классифицируют шредеры. Первый действовал до 2012 года и предполагал пять уровней секретности:
- I – недорогие, простые устройства для домашнего пользования;
- II – офисные устройства для утилизации несекретной документации;
- III – шредеры для уничтожения конфиденциальных документов;
- IV – техника особого назначения для уничтожения секретных документов;
- V – особые модели устройства, предназначенные для ликвидации документов высшей степени секретности.
Был еще и шестой уровень, к которому относились шредеры, предназначенные военным ведомствам и правительству.
Какие уровни секретности используются сегодня
После 2012 года вступил в силу новый стандарт, регулирующий уровни секретности шредеров. Секретность стали обозначать символом P и теперь их семь:
- 1 и 2 уровень – между собой практически идентичны, разница только в ширине полосы фрагмента документа (12 мм против 6 мм), производит до 35 полос, измельченный документ полностью восстанавливается за 1-2 часа;
- 3 уровень – шредер с 3 уровнем секретности делает полоски до 4 мм и делит каждую полосу на фрагменты, восстановить бумагу крайне сложно, на сегодняшний день самый оптимальный вариант для офиса;
- 4 уровень – такие устройства получили наибольшее распространение, уничтожают документы путем грубой нарезки, для восстановления потребуется много времени, а также специальное программное обеспечение;
- 5 уровень – в офисах практически не используется, нарезает бумагу на 2000 фрагментов, каждый из которых не более 12х2 мм;
- 6 и 7 уровень – самые надежные уничтожители, измельчающие бумагу на 10-12 тыс. фрагментов, восстановить такой документ нельзя ни одним из известных способов.
В офисах зачастую встречаются устройства 1-3 секретности, иногда 4-5 секретности, но уже реже. Остальные уже больше ориентированы для ведомств, государственных служб, где документы с информацией обладают строжайшей конфиденциальностью.
Как работать со шредером
Иногда пользователи считают, что покупать в офис технику 1-3 секретности нет смысла, так как измельченную бумагу после обработки такими шредерами реально восстановить. Необязательно покупать дорогостоящий шредер, если бюджет не позволяет. Достаточно следовать простым рекомендациям, которые позволят даже в случае уничтожения документа шредером 1-3 секретности добиваться хорошего результата:
- опускайте лист бумаги по ширине, чтобы резцы шредера не резали между строк, оставляя целыми большие фрагменты текста;
- не обязательно покупать в офис шредер 5-7 секретности, достаточно 3-4 секретности, чтобы надежно утилизировать ненужные документы, к тому же уничтожители бумаги 7 уровня отсутствуют в продаже, остальные стоят дорого;
- для надежного уничтожения транспортных накладных, бухгалтерской документации хватит шредера 3-4 уровня секретности в офис любой компании;
- для крупных компаний, предприятий, оптимальным выбором станет шредер 5 уровня секретности, он надежно уничтожит документ с коммерческими тайнами, персональной информацией, адресованной руководителю.
Чтобы определить уровень секретности, достаточно ознакомиться с технической документацией устройства. В инструкции каждый производитель указывает секретность шредера. Также можно проконсультироваться со специалистом перед покупкой такой техники. Консультант расскажет о преимуществах каждой модели.